法人企業であれば必ず経費の精算が必要になります。
しかし、経費精算を社員がその都度立て替える仕組みでは現場の負担が大きくなってしまうのも事実です。
そこでおすすめなのが、法人向けカードを使ったキャッシュレス化による一元化。
法人カードを使うことで、経理部による経費管理や現場社員の精算がやりやすくなります。
この記事ではまず法人経費精算にキャッシュレス化を導入するメリットについて解説します。
あわせて経費精算に役立つおすすめのキャッシュレス方法についてご紹介しますね！
キャッシュレス決済を経費精算に導入するメリットとは
政府も推進しているキャッシュレス決済ですが、法人企業においてもキャッシュレス決済を導入することで経費精算に大きなメリットを与えます。
キャッシュレスを取り入れることによる経費精算へのメリットは以下のとおりです。
・領収書の管理が不要になる
・立替精算が不要＝小口現金も不要になる
・精算ミスが起きない
・経費の履歴を簡単に管理できる
・カードによっては付帯サービスでオトク
1,領収書の管理が不要になる
令和2年度に行われる予定の税制改正により紙の領収書の管理が不要になる見込みになっています。
改正前は発行された領収書にタイムスタンプが書かれていても、それを経理が受領した際のタイムスタンプも記録しておく必要がありました。
しかし改正後は、発行された領収書にタイムスタンプがあり、経理側でタイムスタンプの記録が不要となります。
紙の領収書をスキャンしたり、保存したりする必要がなくなるのです。
※税制改正「電子帳簿等保存制度の見直し」は令和2年10月1日から適応される見込みです。
2,立替精算が不要＝小口現金も不要になる
現場で交通費や切手代などをはじめとした支出があった場合、即座に精算できるよう現金を手元に置いている法人企業も多いでしょう。
しかし、小さな支出も法人カードなどを通してキャッシュレス決済をしてもらうことで、社内に小口現金や金庫を用意しておく必要がなくなります。
「小口現金の残額と計算が合わなくなった」という心配もありませんので、経理部に掛かる負担を大きく減らすことが可能です。
3,精算ミスが起きない
精算ミスは経理部だけのものではありません。
支払いをおこなった店舗のお釣りや領収書の額を書き間違えなど、気付かないシーンでも現場の人に負担が掛かってしまいます。
しかし、キャッシュレス決済を取り入れていれば、お釣りの間違えや利用伝票の書き間違えといった心配はありません。
また、出金伝票を使って社内で現金をしっかりと管理している場合でも、書き間違えによる精算ミスをなくすことができます。
4,経費の履歴を簡単に管理できる
キャッシュレスのサービスを使えば、クレジットカードはもちろんのことSuicaなどの電子マネーでも履歴を確認することができます。
「1ヶ月の間にいくらの経費を使ったのか」ということも簡単にチェックできますし、利用明細を印刷することで各経費を管理しやすくなります。
5,カードによっては付帯サービスでオトク
経費精算の現場にメリットがある訳ではありませんが、キャッシュレス決済を取り入れることでカードの特典によってオトクな支払いができるようになります。
たとえばポイント還元によって実質キャッシュバックのような仕組みを利用することもできます。
クレジットカードに付帯した各種保険や福利厚生サービスを利用することも可能です。
カードによって付帯サービスは異なりますので、キャッシュレス決済を取り入れる際はカード会社のサービスをチェックしておきましょう。
法人企業で経費精算に役立つキャッシュレス導入のアイディア
経費精算には嬉しいキャッシュレス決済ですが、「現場にキャッシュレスを導入するとしてもどのようにすればわからない」という方もいるかもしれません。
経費精算に役立つキャッシュレス手段のアイディアをご紹介します。
交通系電子マネーを社内で配布
営業などの外回りをする社員へ向けて交通系電子マネーを配布する手段があります。
Suicaなどの交通系電子マネーであれば直近の履歴とカード内の残高をデータとして残すことができます。
ICマークのついた券売機を使えば、駅構内で利用履歴を最大100件までまとめて印字することも可能です。
法人カードを使って一元化
法人カードはキャッシュレス化に大きく役立ちます。
法人カードによっては社員全体の経費履歴をチェックできるだけでなく、支払いの一元化によって経費の記入漏れをなくす効果が期待できます。
また、クレジットカードを使うことで実際にお金を支払うのは1ヶ月後となりますので、業務におけるキャッシュフローの改善など、経費精算以外にもメリットがあるといえるでしょう。
キャッシュレス決済なら法人プリペイド「Bizプリカ」もおすすめ
「本格的な導入前に、とりあえずキャッシュレス決済を取り入れてみたい」という場合は、法人プリペイドカード「Bizプリカ」もおすすめです。
Bizプリカを導入するメリットを見ていきましょう。
「Bizプリカ」とは？メリットについて
Bizプリカとは、クレジットでもデビットでもない、プリペイド式の法人向けカードとなっています。
導入されている国際ブランドは世界シェア2位のマスターカードですので、ほとんどのシーンで活用することが可能です。
そんなBizプリカには以下のようなメリット効果が期待できます。
・営業層：建て替えの手間がなくなり、財布への負担も軽くなる
・経理層：小口の現金管理の手間を軽減し、仮払いも1クリックで可能
・経営者：チャージ式のプリペイドなので、社員による”経費の使いすぎ”を未然に防げる。また、全体の経費や予算管理を可視化できる
また、各カードへ個別にチャージできるだけだけでなく、部門ごとに予算を設定することも可能です。
「ユーザーごとに細かい予算管理がしたい」という場合は、キャッシュレス決済の1つの手段として法人プリペイド「Bizプリカ」を導入してみてはいかがでしょうか？
まとめ
法人企業であれば経費の精算は避けられません。領収書や小口管理、支払いの立て替えなど、現場に大きな負担が掛かっているのも事実です。
しかし、経費のキャッシュレス化をすることで各関係者の負担を減らすことができます。
また、外部のクラウド会計ソフトを活用するなどの条件を満たすことで、紙の領収書が必要なくなるペーパーレス業務を推進することも可能です。
法人企業においてキャッシュレス化を考えている場合は、まず足がかりとして「Bizプリカ」でキャッシュレスの感覚を掴んでみることをおすすめします。
▼画像の出典
・出典：Bizプリカ
