政府主導のキャッシュレス推進により、今では法人カードを用いた経費精算をしている法人企業も増えつつあります。
しかし、ただキャッシュレスを導入しても経費精算を完全に負担をなくすことが出来ないのも事実でしょう。
そんなときは経費精算システムを取り入れてみるのも1つのポイントです。
この記事では経費精算システムとは何か、メリット・デメリットを解説したうえで、おすすめの経費精算システムをご紹介します。
法人向け経費精算システムって何？
交通費や出張、小切手などさまざまな経費を立て替えて精算をしている法人企業も多いかと思います。
法人向け経費精算システムとは、こういった経費精算の流れを効率的に行えるシステムを指します。
たとえば、経費申請書を作成したり、領収書込で承認したりという流れをシステム1つで統一することが可能です。
中には、領収書をスマホのカメラに撮影してデジタル化するだけで、内容のデータを取り込める経費精算システムも存在します。
法人向け経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型と呼ばれる2タイプがあり、性能は同じであっても、運用方法が若干異なる点は注意が必要です。
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クラウド型とは
クラウド型の経費精算システムはサーバーごと提供され、システムの機能面アップデートがあれば随時適用されます。
導入後も使い勝手が改善されていく点が特徴です。
クラウドソフトとして利用できるため、自社内にサーバーを用意する必要がないというメリットもあります。
オンプレミス型とは
オンプレミス型はサーバーに経費精算システムをインストールするタイプのものです。
システムに変更があるたび自社でアップデートのパッチをあてなければなりません。
クラウド型に比べると、自社サーバーをはじめとしていくつかの自社管理が必要になるという点がネックになります。
経費精算システムを取り入れるメリット・デメリット
経費システムを取り入れるメリット・デメリットには以下のようなものがあります。
▼メリット
・現場の経費精算に掛かる負担を軽減
・生産性の向上
・ペーパーレスの促進
・IC系電子マネーと連携できるタイプもある
▼デメリット
・業務フローなど社員教育が必要になる
・導入にコストが掛かってしまう
経費精算システムには多くのメリットがある一方で、業務フローの変更や社員教育、導入コストが必要になる点は注意しましょう。
法人向け経費精算システムが活きるシーンとは？
経費精算システムにはさまざまなタイプが存在しますが、製品によっては法人企業に嬉しい機能が備わっています。
法人向け経費精算システムが活きるシーンを見ていきましょう。
電車を使った交通費の経費精算が多い
最近では、経費精算システムの中に乗換案内システムが搭載されている商品もあります。
乗り継いだのか経路を選択するだけで自動的に運賃を入力したり、カードリーダーを別途導入することで、Suicaなどの交通系ICカードデータから利用履歴を読み込んだりすることが可能です。
交通費の経費精算が多い場合には、乗換案内システムやICカードリーダーに対応した経費精算システムを導入することで、精算に掛かる時間コストを大幅に下げることができます。
経費精算で人的ミスが多々ある
経費精算の現場では、記載ミスや小口現金による受け渡しのミスなどにより、精算に間違いがおきてしまうケースがあります。
人的なミスを完全に防ごうとするのは難しく、社員教育など別途コストが掛かってしまうのも事実です。
しかし、少なくとも経費精算システムを使えばスマホの写真だけで経費のデータ化ができるなど、計算ミスを大きく抑えることが可能です。
申請者・承認者ともに経費精算の労力を軽減できるため、「人的ミスを極力抑えたい」という場合は経費精算システムが大きく役立ちます。
経費精算システムの選び方
経費精算システムは従来よりも精算作業が効率的に行えることが最大のメリットです。
しかし、経費精算システムといってもその実態はさまざま。
IT化が進んでいない経費精算システムでは、実際の経費を記入者が計算しなければならないケースもあるなど、ただの会計ソフトに違いのない商品があるのも事実です。
経費精算システムを導入する場合は以下のポイントを見極めて、それぞれの特徴を把握しておきましょう。
・ユーザーの人気は高いか
・IT化が進んでいるか
・経費精算システムの中身とニーズが合っているか
法人におすすめの経費精算システム3選
法人企業に経費精算システムを取り入れるなら、ユーザビリティに優れた商品を利用するのがベストです。
経費精算の現場で人気の中から、とくに法人におすすめできる経費精算システムをご紹介します。
Dr.経費精算
・初期費用：0円
・利用費用：月0円～ （利用に応じて費用が掛かる仕組み）
経費精算システムの中でも、領収書を正確に取り込む機能に特化しているのが「Dr.経費精算」です。
スマホを使って領収書の写真を送るだけでかんたんに経費申請できる経費精算システムは多いです。
「Dr.経費精算」は取り込んだ内容にミスがないように、オペレーターがダブルチェック＆データを代行入力してくれるといった特徴があります。
99%に近い入力精度はとても優れており、「取り込み内容にミスがないかチェックしたくない」という法人企業に最適です。
経路検索機能を活用することで、出張に掛かる最短ルートの経費を即座にチェック・入力することもできますよ。
楽楽精算
・初期費用：10万円～
・利用費用：3万円～ （従業員数に応じて費用が変動する仕組み）
経費精算システムの中でも、精算にかかるやり取りの負担を大きく減らしたい方に最適なのが「楽楽精算」です。
「楽楽精算」には規定に違反している内容を自動的にはじく機能があり、申請者にミスがあれば経理部などの承認者に負担をかけること無く、問題点を指摘することができます。
たとえば「一人あたり5千円を超える会議費」として提出されても、交際費へ切り替えるよう申込時にシステムから自動的にメッセージを送ることが可能です。
Concur Expense
・初期費用：0円
・利用費用：3万円～ （申請件数で変動）
アメリカ発の経費精算システム「Concur Expense（コンカーエクスペンス）」は、国内大手企業にも導入されている実績があります。
経費精算システムとして従業員・経理担当者の負担を減らせるだけでなく、経営者にとっても嬉しいシステムがメリットになっているといえるでしょう。
まとめ
法人向け経費精算システムを使えば、立替申請を行う従業員や承認する経理担当の負担を減らすことが出来ます。
経費精算システムによっては経営層にも嬉しい機能も付帯しています。
とはいえ、経費精算システムには多くの種類があり、それぞれの特徴も異なっている点は注意が必要です。
また、経費精算システムを導入する場合には導入コストだけでなく、教育コストも掛かってしまいます。
経費精算システムの導入を考えている場合は、教育コストを最小限に抑えられるように各製品の違いを吟味して、一本化した上での導入をおすすめします。
▼画像の出典
・出典：Dr.経費精算
・出典：楽楽精算
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